Cómo transformar digitalmente un bufete de abogados

Los tiempos están cambiando y afectan también al sector legal.

Ahora hay gente más informada, que han podido comprar el contrato en una plataforma y llevarlo medio hecho. Además, hay perfiles más jóvenes con otras actitudes y mayor conocimiento tecnológico. El cliente va a saber más y va a exigir más.

A raíz de ello, surge LegalTech, herramientas y soluciones de software destinadas a agilizar los procesos de despachos de abogados y asesorías legales y jurídicas.

Esta tecnología trae muchas ventajas:

  • Transparentar el sector, al publicar los precios o las opiniones de los clientes.
  • Orientar los servicios al cliente.
  • Especialización de procesos.
  • Posibilidad de hacer garantías al cliente con datos objetivos.
  • Inmediatez en la obtención de información y en el contacto con los clientes.
  • Agilización de procesos.
  • Información actualizada de la empresa.

Herramientas LegalTech

Herramientas para la obtención de evidencias digitales (e-discovery)

Herramientas que permiten recopilar y generar con seguridad evidencias digitales. Son fundamentales en los despachos de abogados, puesto que las evidencias digitales son pruebas de cargo que pueden presentarse en cualquier proceso judicial y tienen reconocido oficialmente su valor probatorio. Aportan firma electrónica a la empresa, certificados digitales, certifica documentos o cualquier tipo de publicación.

Ejemplos de estas herramientas son Signaturit, Onna, Zertifika, eEvidence, Lleida.net, TerminisDoyfe, Logalty, eGarante, Safecreative, Addalia, vidsigner, Nebulasuite y Coloriuris.

 

Herramientas de analítica jurisprudencial

Herramienta para analizar sentencias y hacer predicciones. Ofrecen la posibilidad de predecir la duración de los procesos en un juzgado determinado, el importe que va a conllevar cada caso, el porcentaje de ser condenado, etc. Incorporan Big Data, inteligencia artificial y búsqueda inteligente.

Ejemplos de estas herramientas son: vLex, Jurimetría, Legal Innovations, Tirant Analytics.

 

Plataformas de autoservicios legales

Estas plataformas proporcionan plantillas descargables de contratos y documentos legales de forma gratuita o a un precio muy reducido. Ofrecen autogeneración de contratos y algunas también servicios de asesoramiento legal.

Ejemplos de estas herramientas son: Abogadius, BibleLegal, LegalbonoLexness, Docxpresso y FormalDocs.

 

Soluciones de gestión global

Hay soluciones de gestión estrictamente LegalTech, es decir, creadas exclusivamente para que los bufetes de abogados puedan agilizar trámites o tareas rutinarias, ahorrando así costes y ganando productividad.

Algunos ejemplos de estas herramientas son: Jade (gestor de clientes y asuntos de código abierto para abogados), Quolaw, Sudespacho.net, Infolex, Gedex, Nubbius y Kleos.

No obstante, estas soluciones no suelen ser exclusivas para empresas del sector legal. Odoo incluye todo tipo de aplicaciones, ampliable y ajustable a las necesidades de la empresa.

 

Marketplaces jurídicos

Son plataformas que ponen en contacto abogados y clientes. El abogado presta sus servicios y conocimientos jurídicos y el usuario dispone de manera rápida de un servicio legal.

Algunos ejemplos de estas herramientas son Lexdir, LineLex, elAbogado.com, Testamenta, Red Points, Agora Voting, Rosetta Advisor, Abogadea, TuAppbogado, Legalmondo, LexGoApp, UNAES, Emérita Legal, Easyoffer, Recomendar Abogado, Abogadium, Vinculatio, Vaxes, Unión Jurídica, Lawyou, Rocket Lawyer España

 

Servicios para plantear reclamaciones legales

Herramientas para poner reclamaciones de manera totalmente online.

Algunos ejemplos de estas herramientas son: Wino, reclamapormi (a bancos y seguros); Easyfeedback (a cualquier negocio); Indemniza me, Nowinnofee.es, AirLex, Welegal y Legaline (reclamaciones áereas); Quarande (para los derechos del trabajador); RecuperaDeudas (para impagos); Reclamador (reclamaciones de cualquier tipo).

 

Herramientas para controlar la fuga de información

Herramientas creadas para mantener la seguridad de la información y cumplir con la normativa vigente: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Abarcan el conjunto de medidas preventivas y reactivas que permiten proteger la información, garantizando la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos.

Aldunos ejemplos de herramientas DLP (Data Loss Prevention) son: Symantec Data Loss Prevention, Trustwave Data Loss Prevention, McAfee Total Protection for Data Loss PreventionDigital Guardian Endpoint DLP, OpenDLP, MyDLP y Data Loss Prevention Software Blade (Checkpoint).

Algunos ejemplos de herramientas IRM (Information Rights Managements) son: Syncplicity (de EMC), Seclore-filesecure (de Seclore, representada en España por Secutatis), SmartCipher (de Convertix), AD RMS (de Microsoft).

 

Conclusión

La revolución del mundo jurídico ya ha empezado, ahora los abogados necesitan una base tecnológica y conocimientos en informática, comunicación y marketing; y hacer uso de herramientas que les faciliten su vida y la de sus clientes.

¿Está segura la información de tu negocio?

La seguridad en la información es el conjunto de medidas preventivas y reactivas que permiten proteger la información, garantizando la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los datos.

Normativa vigente

La normativa vigente, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), exige a todas las entidades que disponen de datos de carácter personal un deber de informar al cliente, un consentimiento explícito para el registro de información y un análisis de riesgo para establecer medidas ante la pérdida de información. El RGPD establece exactamente que:

“Deberá evitarse el tratamiento de datos de carácter personal en dispositivos portátiles que no permitan su cifrado” y que “cuando deban implantarse las medidas de seguridad de nivel alto, la transmisión de datos de carácter personal a través de redes púbicas o redes inalámbricas de comunicaciones electrónicas se realizará cifrando dichos datos o bien utilizando cualquier otro mecanismo que garantice que la información no sea inteligible ni manipulada por terceros”.

 

Medidas preventivas de una fuga de información

Para establecer medidas hay que tener en cuenta las vías por las que se puede fugar la información: envío de correos electrónicos a la persona equivocada, pérdida de documentos o dispositivos con información, extravío del portátil o del móvil. En la mayoría de los casos, el error humano es el principal responsable del riesgo.

Las obligaciones del responsable del tratamiento de datos son:

  • La inscripción de los ficheros con datos de carácter personal en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
  • El cifrado de datos para proporcionar un alto nivel de seguridad con la información confidencial: datos de origen racial, salud y vida sexual.
  • Proporcionar derechos ARCO para que cualquier persona física pueda ejercer control sobre sus datos personales. Consisten en derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición sobre sus datos.
  • Estar capacitado para informar al cliente sobre las características de su servicio.

Medidas del Instituto Nacional de Ciberseguridad de España

El Instituto Nacional de Ciberseguridad de España, en su guía sobre cómo gestionar una fuga de información, distingue tres tipos de medidas de prevención.

  • Medidas organizativas, que abarcan buenas prácticas de gestión de fuga de información, una política de seguridad para todo el ciclo de vida de los datos, la clasificación de información según roles y niveles de acceso, la formación en ciberseguridad y la implantación de un sistema de gestión de seguridad de la información.
  • Medidas técnicas, que abarcan el control del acceso e identidad; los contenidos, el tráfico y las copias de seguridad; el acceso a los recursos y actualizaciones de seguridad.
  • Medidas legales, que abarcan la solicitud de aceptación de la política de seguridad y de la de conformidad por parte de los empleados y el cumplimiento de la legislación aplicable.

Medidas de la Agencia Española de Protección de Datos

La AEPD ha creado una Guía de Análisis de Riesgos para ayudar a las empresas a aplicar las medidas de control recomendadas para cada tipología de riesgo:

Guía de Análisis de riesgos de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)

 

Infracciones en protección de datos

Cualquier infracción será penalizada:

  • Las multas por infracciones en la protección de datos personales pueden alcanzar cifras de hasta 600.000€.
  • Las sanciones pueden llegar a 20 millones de euros o al 4% del volumen de negocio anual.

Ser consciente de la importancia de la seguridad nos ayudará a mantener la confianza de los clientes, no sufrir daños económicos, mantener el control de nuestra información y proteger el bienestar del negocio.

 

Tecnologías de protección de datos

Ante esta necesidad, aparecen tecnologías de protección de datos.

  • IRM (Information Rights Management), para gestionar los derechos de la información mediante controles de seguridad que permiten establecer un periodo de tiempo concreto para acceder a los documentos, proteger el documento, aunque salga de la organización, y controlar las acciones permitidas para cada usuario.
  • DLP (Data Loss Prevention), para prevenir la perdida de datos mediante el cifrado de contenido en base a reglas y al indexado de palabras en tiempo real. Permite monitorizar las acciones de cada usuario, pero consume muchos recursos, y requiere de un largo proceso de auditoría y formación.

La combinación de ambas técnicas proporciona una protección muy completa para cumplir con el RGPD y mantener la confianza de los clientes.

Además, es recomendable que las empresas realicen auditorias cada cierto tiempo para asegurarse de que están cumpliendo la normativa, protejan las libertades públicas y los derechos de las personas y no puedan ser sancionadas.

Consejos para mejorar la productividad del negocio

A continuación os mostramos las alternativas para mejorar la productividad de vuestra empresa, según la lista Bancoldex.

  • Modernizar el aparato productivo, maquinaria, equipos, procesos y gestión. Con ello, podrás adaptarte al cambio, mantener tu empresa en el tiempo y proyectarla hacia el futuro.
  • Innovar en los aspectos mencionados anteriormente para igualar o mejorar a la competencia y optimizar los recursos.
  • Capacitar el personal, para que puedan desarrollar eficientemente sus funciones en la empresa, permitan las innovaciones, y desarrollen mejor sus habilidades y competencias para ser más productivos. En términos de ventas, conseguir buenos resultados depende de resolver los problemas de los clientes desde tu empresa, y para eso es necesario estar preparado, conociendo plenamente todos los aspectos de la compañía, las expectativas de los clientes, y tener energía, determinación, entusiasmo y habilidades técnicas para satisfacerlas.
  • Administrar por procesos, no por funciones, para que los trabajadores se impliquen porque el proceso sea satisfactorio y no sólo por la parte correspondiente a sus funciones. Con ello, conseguirás una mejor planeación, mayor calidad del trabajo, mejor desempeño de la organización y cumplimiento de objetivos. Y lo más importante, así evitas que cuando se vaya la única persona que sabe hacer ciertas tareas en la empresa, no se fugue también ese conocimiento de la empresa.
  • Motivar a tus empleados para que se involucren más en la empresa, no solo por medio de beneficios económicos sino en beneficios de capital humano (aniversarios, reconocimientos, capacitaciones…)
  • Planear estratégicamente, definiendo los objetivos, metas, estrategias, políticas y procedimientos de la organización, contemplando el contexto y todos los actores que lo conforman. Ello permite tomar decisiones sobre cursos de acción, y asignar esfuerzos, recursos e inversiones.
  • Gestionar bien el tiempo, para ser capaces de llevar a cabo todas las actividades, organizar y priorizar tareas. El principal desafío al que se enfrenta el sector privado es el aumento de la productividad. Muchos emprendimientos usan tecnologías diseñadas 5 años atrás.
  • Comunicarse de forma estratégica para establecer planes de acción, mejorar el clima laborar, generar una buena reputación y coordinar adecuadamente el trabajo mediante una buena comunicación interna y externa. Es muy importante estar bien preparado emocionalmente y tener habilidades comunicativas, que eviten cualquier tipo de malentendido.
  • Administrar inteligentemente tu capital de trabajo, para garantizar la solvencia de la empresa, generando condiciones favorables para negociar e invirtiendo los recursos apropiados para aumentar la productividad.
  • Considerar ingresar a nuevos mercados, internacionalizando el negocio para aumentar la rentabilidad y productividad. Con ello podrás expandir su negocio y hacer llegar tus productos a otras partes del mundo.

 

Otras recomendaciones a tener en cuenta, extraídas del libro “Cómo me levanté del fracaso al éxito en Ventas” por Frank Bettger:

Cómo pasé de ser un fracaso en las ventas a ser un vendedor estelar. Frank Bettger. Productividad en ventas

  • Cuida tu imagen corporativa. Para muchos clientes será determinante para darle una oportunidad a tu empresa.
  • Ten un buen logo, que represente correctamente tu empresa y el mensaje que quieres transmitir y ofrezca una vía más de promoción a tu marca.
  • Sé consistente, utiliza las mismas tipografías, colores y formas de envasado… para mantener consistencia en tu imagen.
  • Ponte en el puesto de tus clientes, para juzgar mejor tu trabajo; pide feedback a gente completamente ajena que te ofrezca una visión nueva para reparar la empresa; o pide ayuda a profesionales para poner mejoras y alternativas a tu alcance y facilitar tu trabajo.
  • Aporta valor a tus clientes, innovando, para que te sigan eligiendo a ti y no a tu competencia. Ejemplos de valor añadido que puedes ofrecer es contenido gratis descargable en tu página web; descuentos o información de novedades a través de newsletters por email; crea un sistema de lealtad para clientes con tarjeta de cliente (con ofertas e información privilegiada).
  • Aprende de los mejores, igualando e incluso mejorando sus productos. Optimiza tu imagen, productos y servicios para mantenerte en el liderazgo. Adapta tu empresa y progresa constantemente estudiando tu competencia para coger ideas de mejoras.
  • Sé el mejor, y parece el mejor, transmite tus fortalezas a los clientes y traza un plan para mejorar las áreas en las que tu empresa flojea.
  • Rodéate de los mejores, asegúrate de que tu personal esté bien formado y, si lo necesitan, que tengan un buen manual de aprendizaje y referencia para presentar y manipular tus productos y ofrecer servicio al cliente.
  • Simplifica tus procedimientos, sé breve, prescinde de la información no importante, ayuda a que el comprador se convierta en cliente.
  • Sitúa a tus clientes en primer plano, da buenas respuestas a tus clientes, establece vías de comunicación adecuada, ayúdate de los clientes contentos para el marketing de tu empresa y… ten cuidado con los clientes descontentos.
  • Aumenta los conocimientos de tus clientes. Asegúrate de que tus clientes conocen la gama completa de productos y servicios que ofrece tu empresa, los productos más exclusivos o paquetes de más valor, que el cliente desconoce y son más adecuados a sus necesidades. Analiza qué hacer para que tus compradores aumenten su consumo y se conviertan en tus clientes. Segmenta en función de gustos, necesidades y expectativas.
  • Crea fanáticos, a los que le gusta lo que vendes, le encanta tu negocio y le ha funcionado tu servicio. Invierte tiempo en conocer a fondo tus clientes.
  • Comparte tus conocimientos, a través de publicaciones sobre los productos y servicios de nuestro nicho.
  • Usa la tecnología, herramientas como el SEO y SEM para mejorar el rendimiento de la web; herramientas de medición y análisis para mejorar tus acciones y estrategias, redes sociales para formular tus novedades; correos electrónicos y boletines…
  • Dedícate a tu especialidad en la empresa, y el resto déjaselo a expertos, prioriza las cosas para ponerlas en marcha, y obtén resultados y alegrías.